Według koalicji WFMC (WorkFlow Management Coalition) workflow to: "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".
Dokumenty firmowe związane z procesami firmowymi takimi jak: obsługa klienta, dostawcy, realizacja projektów, obsługa księgowości itp. bardzo często są przetrzymywane w komputerach osób które je tworzą np. handlowców, księgowych, menadżerów itd., co więcej często mają postać papierową. Dotarcie do tak przechowywanych danych sprowadza się do kontaktu z właścicielem dokumentu. Większość pracowników nie ma świadomości ich istnienia.
CISS-Workflow sprawia, że dokumenty przybierają postać elektroniczną. W tej formie trafiają do centralnego repozytorium dokumentów zorganizowanego na serwerze SharePoint i są dostępne dla uprawnionych osób. Prostota dotarcia do ważnych danych sprawia, że użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwanie tylko otrzymują wiedzę w przyjaznej postaci.
Z dokumentami bardzo często są powiązane sprawy np. wniosek urlopowy, delegacyjny, fakturowy. Sprawa ma swój status, cykl życia oraz przynależny obieg definiujący listę osób pomiędzy którymi dokument jest przesyłany celem akceptacji. CISS-Workflow upraszcza proces obiegu i zapewnia bezpieczeństwo informacji. Dokument trafia tylko do właściwych osób. System powiadamia użytkownika o dokumentach oczekujących na jego akceptację.
Główne cechy rozwiązania:
1. Przechowywanie dokumentów: umowy, faksy, maile, faktury, wnioski urlopowe, wnioski delegacyjne itp. w postaci elektronicznej w centralnym repozytorium danych
2. Łatwość dotarcia do poszukiwanego dokumentu
a. Interfejs systemu zbudowany w oparciu o portal z wydzielonymi tematycznie zakładkami
b. Elastyczna organizacja archiwum w podziale na foldery kategorii dokumentów
c. Szybki interfejs przeszukiwania kontekstowego dokumentów
3. Bezpieczeństwo informacji – ograniczenie dostępu do dokumentów tylko dla uprawnionych użytkowników
4. Możliwość łączenia dokumentów obiegu z elementami działalności firmowej takimi jak:
a. Projekty
b. Klienci
c. Dostawcy
d. Procesy firmowe
e. Pracownicy
5. Pełna automatyzacja obiegu sprawy połączona z monitoringiem stanu dokumentu, alarmowanie o przekroczonych czasach realizacji
6. Ciągły zapis historii zmian przekazywanych dokumentów oraz automatyczny mechanizm wersjonowania
7. Doskonała współpraca z dokumentami systemu Microsoft Office oraz Adobe Pdf
8. Możliwość pracy grupowej na dokumentami
9. Automatyczny system powiadomień mailowych lub sms
10. Realizacja priorytetów w obiegu dokumentów
CISS – Workflow jest rozwiązaniem web’owym opartym o technologie:
1. Windows Sharepoint Server 2007
2. Windows Exchange Server 2007
3. Windows Office System
4. Windows Workflow Foundation
Korzyści biznesowe:
1. Zlikwidowanie ręcznego przekazywania dokumentów a przez to wyrobienie wśród pracowników odpowiedniej kultury pracy i szybkości działania
2. Zwiększenie efektywności przepływu informacji oraz redukcja kosztów poprzez zapewnienie lepszej organizacji czasu pracy
3. Dostarczanie precyzyjnych informacji o statusie wszystkich dokumentów
4. Elastyczny sposób tworzenia ścieżek obiegu
5. Zabezpieczenie dokumentów przed dostaniem się w niepowołane ręce
6. Tworzenie historii wszystkich działań związanych z procesem obiegu dokumentów wraz automatycznym mechanizmem wersjonowania
7. Stworzenie centralnego miejsca przechowywania informacji wraz ze jednolitym interfejsem dostępowym do wszystkich dokumentów
8. Przeszukiwanie wszystkich dokumentów po zadanych kryteriach połączone z błyskawicznym dostępem do szukanych dokumentów
9. Współużytkowanie dokumentów przez wielu użytkowników (praca grupowa) z poziomem dostępu zależnym od posiadanych uprawnień
10. Prostota obsługi i związana z tym szybkość wdrożenia nowego stylu pracy